7. Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Hamminkeln hier: elektronische Einladung zu den Sitzungen des Rates und der Ausschüsse sowie Veränderung der Ladungsfrist

Die Verwaltung der Stadt Hamminkeln hat mit der Beschlussvorlage 2017/0077 eine 7. Änderung der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse vorgelegt. Ziel der Neuregelung ist die Anpassung der Einberufungsverfahren an den bereits etablierten digitalen Sitzungsdienst.

Bisher erfolgt die Einladung zu Sitzungen trotz der Nutzung digitaler Software und Tablets für Ratsmitglieder weiterhin in schriftlicher Form per Post. Die Verwaltung schlägt vor, die Einberufung auf elektronischem Wege durch E-Mail vorzunehmen. Dabei soll auf die Mitglieder lediglich hingewiesen werden, dass die Unterlagen im Ratsinformationssystem der Stadt sowie in der Sitzungsdienst-App zur Verfügung stehen. Eine postalische Zusendung der Einladung und der Erläuterungen soll weiterhin auf Antrag möglich bleiben.

Zudem soll die Ladungsfrist präzisiert werden, um die Rechtssicherheit zu erhöhen. Die Neuregelung sieht vor, dass die Einladung den Ratsmitgliedern mindestens neun volle Tage vor dem Sitzungstag zugehen muss, wobei der Tag der Absendung nicht mitgerechnet wird. Die Möglichkeit, die Frist in dringenden Fällen auf drei Tage zu verkürzen, bleibt bestehen, sofern die Dringlichkeit begründet wird.

Durch die Umstellung auf elektronische Einladungen wird eine Ersparnis bei den Portokosten von etwa 100 Euro pro Sitzungsperiode beziehungsweise rund 500 Euro jährlich erwartet. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat, die Änderung in der vorgelegten Fassung zu beschließen.